STAP 1: Kick-off meeting met Drieam

De startbijeenkomst met Drieam is het startpunt van een pilotproject. In deze bijeenkomst ontmoet het projectteam van jouw instelling de Drieam-collega's. Bovendien wordt er wederzijds begrip gekweekt voor de ambities en doelen, wordt er een globale planning besproken en worden de vervolgstappen vastgesteld. 

Na de startbijeenkomst met Drieam kunnen de project-teamleden aan de slag met de volgende stappen:

☐ Schrijf een kort instellingsspecifiek 'Waarom StudyCoach'-statement dat gebruikt kan worden voor interne communicatie. Een sjabloon kun je hier vinden: 📄 'Why StudyCoach?'-statement template.

☐ Werk intern aan de 📄 Functional implementation ter voorbereiding op de 'Functionele meeting met Drieam'. 

STAP 2: Technische meeting met Drieam

De technische meeting met Drieam is een voorwaarde voor het installeren van StudyCoach binnen de Canvas omgeving van het instituut. In deze meeting bespreekt een technisch teamlid van Drieam de installatie van StudyCoach met een technisch contactpersoon van de instelling. Het kan nuttig zijn om voorafgaand aan deze technische meeting met Drieam het artikel 📄 Technical installationte lezen. 

STAP 3: Functionele meeting met Drieam

De functionele bijeenkomst met Drieam volgt na de technische bijeenkomst en wordt bij voorkeur bijgewoond door het gehele projectteam van het instituut. Een gedegen interne voorbereiding in de vorm van het invullen van het artikel 📄 Functional implementation faciliteert een goed geïnformeerde bijeenkomst waarin de instellingen van StudyCoach met zorg worden vastgesteld.

STAP 4: Voorbereiding voor de training met Drieam

De training-voorbereidingsbijeenkomst met Drieam volgt na de functionele bijeenkomst en wordt bij voorkeur bijgewoond door de didactische collega's van een projectteam. Tijdens deze bijeenkomst wordt de training voorbereid door een didactisch adviseur van Drieam samen met vertegenwoordigers van het instituut 

STAP 5: Training door Drieam

Tijdens de training worden de eindgebruikers van StudyCoach getraind door een didactisch adviseur van Drieam. Het is aan te raden dat tijdens de training ook de leden van het interne projectteam aanwezig zijn. Op deze manier kunnen instellingsspecifieke vragen, maar ook StudyCoach-specifieke vragen zo goed mogelijk worden beantwoord. Bovendien kunnen alle vragen en inzichten die tijdens de training naar voren komen door een intern projectteamlid worden verzameld.

STAP 6: Evaluatie van de training door Drieam

Tijdens deze evaluatiebijeenkomst wordt de training voor de eindgebruikers van StudyCoach geëvalueerd met het projectteam. Vragen en inzichten die tijdens de training naar voren zijn gekomen worden dan grondig besproken en er kunnen nog aanpassingen aan de StudyCoach-instellingen worden gedaan. 

Na de evaluatie van de training kan StudyCoach voor alle gebruikers live gaan! Dit betekent dat de toegang tot StudyCoach wordt opengesteld voor alle eindgebruikers door de verantwoordelijke manager. Voor de livegang adviseren wij zorgvuldige interne communicatie richting de eindgebruikers, bijvoorbeeld aan de hand van 📄 5 reasons why to use StudyCoach en 📄 'Why StudyCoach?'-statement template.

STAP 7: Tweewekelijkse afspraken met geplande tussentijdse- en eindevaluaties

Gedurende de pilot vindt Drieam het haar grote verantwoordelijkheid om binnen het instituut op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen rondom StudyCoach. Daarom kan het instituut gebruik maken van tweewekelijkse bijeenkomsten van een half uur waarin de voortgang van de pilot, de ervaringen van eindgebruikers en opgekomen vragen worden besproken. Bovendien organiseren Drieam en de instelling samen een tussentijdse en eindevaluatie om de pilot te evalueren.